Wat is een informatieplattegrond?

Een informatieplattegrond is simpel gezegd een overzicht waarin je vastlegt welke informatieobjecten (denk aan documenten, e-mails, berichten, Excel sheets) binnen welke processen voorkomen én in welke applicaties deze informatie wordt opgeslagen. Het vertrekpunt is altijd het werkproces: wat gebeurt er, welke stappen worden er gezet, en welke informatie wordt daarbij gecreëerd of verwerkt? Door processen, informatieobjecten en applicaties aan elkaar te verbinden ontstaat een dynamisch geheel dat in één oogopslag inzicht geeft in waar welke informatie precies wordt bewaard.

Waarom is dit zo belangrijk?

Zonder een informatieplattegrond is het eigenlijk alsof je een huis probeert te verbouwen zonder bouwtekening. Je weet simpelweg niet waar alle kamers zich bevinden of welke muren dragend zijn. Zonder inzicht is het bijna onmogelijk om verbeteringen aan te brengen in de informatiehuishouding of om grip te houden op wet- en regelgeving, archivering en informatiebeveiliging. Wanneer je helder hebt welke informatie waar leeft, kun je gericht op zoek gaan naar knelpunten, uniformiteit realiseren, informatiestromen vereenvoudigen, dubbelingen detecteren en onnodige complexiteit wegnemen.

Het werkproces als startpunt

De kracht van de informatieplattegrond zit hem in het centraal stellen van het werkproces. Niet de technologie, maar het werk van mensen staat centraal. Vanuit het proces breng je stap voor stap in kaart welke informatie ontstaat, hoe deze rondgaat binnen de organisatie, en in welke applicaties of systemen deze informatie wordt opgeslagen en geraadpleegd. Zo voorkom je dat je blinde vlekken ontwikkelt of informatie over het hoofd ziet. Het is hierbij niet nodig om alle processen volledig uit te werken in workflowoverzichten. De processen dienen uitsluitend als kapstok om alle informatie op een herkenbare manier te ordenen.

Waarom ik dit zo’n leuke uitdaging vind

Misschien nog wel het allerleukste aan het maken van een informatieplattegrond is dat het zoveel verschillende aspecten raakt. Je zit letterlijk op het snijvlak van procesmanagement, applicatiebeheer, architectuur en je hebt te maken met proceseigenaren én procesmedewerkers. Iedereen brengt een uniek perspectief en waardevolle kennis mee. Het is een superleuke uitdaging om met al die verschillende partijen samen te werken en gezamenlijk het grote overzicht te creëren. Elk gesprek levert verrassende inzichten op en draagt bij aan een steeds rijker beeld van de organisatie.

Met elkaar naar een beter overzicht

Het mooiste moment is wanneer het plaatje compleet wordt: je ziet ineens heel helder waar informatie zich bevindt, hoe alles samenhangt en waar risico’s of kansen liggen. Het resultaat is niet alleen een mooie visuele weergave, maar ook een praktisch hulpmiddel waarmee je blijvend kunt sturen op kwaliteit, veiligheid en efficiëntie van de informatiehuishouding. Bovendien biedt deze plattegrond een prachtige basis voor verdere ontwikkeling. Door de informatieplattegrond aan te vullen met gegevens over verantwoordelijkheden, vertrouwelijkheid en privacy ontstaat een krachtig instrument waarin alle aspecten van de informatiehuishouding zijn opgenomen op een manier die voor alle medewerkers te herkennen en te begrijpen is.  

Dus voor iedereen die met informatiebeheer bezig is, of gewoon houdt van structuur aanbrengen en puzzels oplossen: duik samen in die informatieplattegrond! Begin met een klein aantal processen en bouw dit langzaam verder uit; start doing! Het is zonder twijfel de leukste én meest waardevolle basis die je je organisatie kunt bieden.